Chính sách về Tố giác và Báo cáo Vi phạm

Chính sách này dành cho những quan ngại nghiêm trọng về hành vi sai phạm thực tế hoặc bị nghi ngờ.

Ví dụ có thể bao gồm:

• gian lận, trộm cắp, tham nhũng hoặc hối lộ;
• vi phạm nghiêm trọng pháp luật hoặc quy định;
• sai phạm tài chính hoặc cố ý làm giả hồ sơ;
• xung đột lợi ích nghiêm trọng hoặc lạm dụng vị trí;
• chế độ nô lệ hiện đại, buôn bán người, lao động cưỡng bức hoặc bóc lột nghiêm trọng;
• phân biệt đối xử, quấy rối hoặc lạm dụng nghiêm trọng;
• vi phạm nghiêm trọng các chính sách hoặc tiêu chuẩn nghề nghiệp của chúng tôi;
• hành vi tạo ra rủi ro nghiêm trọng đối với sự an toàn, quyền hoặc phúc lợi của con người;
• cố ý che giấu bất kỳ vấn đề nào nêu trên.

Danh sách này không mang tính giới hạn. Nếu bạn không chắc liệu một quan ngại có thuộc phạm vi của chính sách này hay không, bạn vẫn có thể báo cáo và chúng tôi sẽ xác định cách thức xử lý phù hợp.

Không phải mọi bất đồng trong công việc hoặc kinh doanh đều là vấn đề tố giác.

Các khiếu nại thông thường, vấn đề về hiệu suất, bất đồng liên quan đến một hoạt động search hoặc sự không hài lòng về một quyết định kinh doanh thông thường nên được đưa ra thông qua kênh quản lý hoặc kênh kinh doanh phù hợp.

Tuy nhiên, một quan ngại không nên bị loại khỏi phạm vi chính sách chỉ vì nó đồng thời liên quan đến tranh chấp lao động, thương mại hoặc nghề nghiệp nếu vấn đề đó liên quan đến hành vi sai phạm nghiêm trọng hoặc nguy cơ gây tổn hại đáng kể.

Bất kỳ ai có quan ngại chính đáng về hành vi liên quan đến Kelson đều có thể báo cáo.

Điều này bao gồm:

• nhân viên và nhà thầu;
• ứng viên;
• khách hàng;
• nhà cung cấp và nhà cung cấp dịch vụ;
• đối tác kinh doanh; và
• những người khác tương tác với Kelson.

Bạn không cần chắc chắn rằng hành vi sai phạm thực sự đã xảy ra. Một quan ngại hợp lý được đưa ra một cách thiện chí là đủ.

Các quan ngại nên được gửi tới:

contact@kelsonsearch.com

Khi có thể, vui lòng cung cấp đủ thông tin để chúng tôi hiểu:

• điều gì đã xảy ra;
• ai có liên quan;
• sự việc xảy ra khi nào và ở đâu;
• tại sao bạn cho rằng sự việc có thể là hành vi sai phạm; và
• các tài liệu hoặc bằng chứng liên quan.

Bạn vẫn có thể báo cáo ngay cả khi không có đầy đủ tất cả các thông tin trên.

Chúng tôi sẽ xử lý các vấn đề tố giác với mức độ bảo mật phù hợp.

Thông tin chỉ được chia sẻ với những người cần biết để đánh giá, điều tra hoặc xử lý vấn đề, phù hợp với pháp luật hiện hành.

Chúng tôi sẽ tôn trọng yêu cầu giữ bí mật danh tính trong phạm vi hợp lý có thể thực hiện.

Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng có thể đảm bảo tuyệt đối tính bảo mật. Trong một số trường hợp, thông tin có thể cần được cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền hoặc các bên liên quan khác theo quy định pháp luật.

Kelson không chấp nhận bất kỳ hành vi trả đũa nào đối với người đưa ra quan ngại chính đáng một cách thiện chí.

Hành vi trả đũa có thể bao gồm sa thải, gây bất lợi, đe dọa, đe dọa tinh thần, quấy rối, cô lập hoặc các hình thức đối xử bất lợi khác vì một người đã đưa ra quan ngại hoặc tham gia phù hợp vào quá trình xem xét hay điều tra.

Việc một quan ngại được đưa ra một cách trung thực sẽ không dẫn đến kỷ luật chỉ vì sau đó quan ngại đó được xác định là không có cơ sở.

Tuy nhiên, cố ý đưa ra cáo buộc sai sự thật hoặc có ác ý có thể được xem là hành vi vi phạm.

Chúng tôi sẽ đánh giá các quan ngại trong thời gian phù hợp và xác định cách xử lý dựa trên tính chất và mức độ nghiêm trọng của vấn đề.

Tùy theo hoàn cảnh, việc xử lý có thể bao gồm:

• yêu cầu cung cấp thêm thông tin;
• tiến hành xem xét hoặc điều tra nội bộ;
• tham vấn các cố vấn bên ngoài phù hợp;
• thực hiện biện pháp khắc phục hoặc kỷ luật;
• tạm đình chỉ hoạt động hoặc mối quan hệ liên quan; hoặc
• chuyển vấn đề đến cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu hoặc khi phù hợp.

Không phải mọi quan ngại đều cần một cuộc điều tra chính thức.

Chúng tôi sẽ cố gắng xử lý từng vấn đề một cách tương xứng, công bằng và không chậm trễ không cần thiết.

Khi cần tiến hành điều tra, chúng tôi sẽ cố gắng xác định các sự kiện liên quan một cách khách quan.

Những người liên quan đến một vấn đề sẽ được đối xử công bằng.

Người bị nêu tên trong một cáo buộc sẽ có cơ hội phù hợp để đưa ra phản hồi, tùy thuộc vào yêu cầu của quá trình điều tra và pháp luật hiện hành.

Chúng tôi không mặc định rằng một cáo buộc là đúng chỉ vì nó đã được báo cáo.

Không nội dung nào trong chính sách này nhằm ngăn cản một người báo cáo hành vi sai phạm bị nghi ngờ tới cơ quan quản lý, cơ quan thực thi pháp luật hoặc cơ quan có thẩm quyền khác khi họ có quyền hoặc nghĩa vụ pháp lý để thực hiện việc đó.

Khi phù hợp, chúng tôi có thể hợp tác với các cơ quan có thẩm quyền.

Chúng tôi sẽ lưu giữ các hồ sơ phù hợp về những vấn đề tố giác và các biện pháp đã thực hiện để xử lý, tuân thủ các yêu cầu hiện hành về quyền riêng tư và bảo vệ dữ liệu.

Thông tin chỉ được lưu giữ trong khoảng thời gian hợp lý cần thiết cho các mục đích kinh doanh, pháp lý hoặc quản lý chính đáng.

Lên tiếng về một vấn đề không nên đòi hỏi một mức độ can đảm vượt quá những gì một môi trường chuyên nghiệp hợp lý có thể yêu cầu ở một người.

Chúng tôi thà nghe một quan ngại chính đáng từ sớm còn hơn phát hiện một hành vi sai phạm nghiêm trọng khi đã quá muộn.

Tiêu chuẩn của chúng tôi rất đơn giản:

Hãy lên tiếng một cách thiện chí. Chúng tôi sẽ lắng nghe.